ระบบ EDI
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ :
กลยุทธ์เพื่อความสำเร็จ
( Electronic Data Interchange (EDI) : Strategy for
Successful )
การสื่อสารยุคปัจจุบันสามารถสื่อสารถึงกันได้อย่างรวดเร็วไร้ขอบเขตจำกัด องค์กรที่มีเทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัยย่อยได้เปรียบในเชิงการแข่งขัน และประสบความสำเร็จได้เร็ว การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลยุทธ์การสื่อสารอีกประเภทหนึ่ง ซึ่งหลายองค์กรได้นำมาใช้ ทำให้การสื่อสารสะดวกรวดเร็ว
ประหยัดงบประมาณในของกระดาษและการขนส่ง
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
( Electronic
Data Interchange (EDI) ) หมายถึง การสับเปลี่ยนเอกสารการซื้อขายทางธุรกิจระหว่างองค์กรมาตราฐาน 2 องค์กรขึ้นไปผ่านทางคอมพิวเตอร์โดยตรง
สามารถนำไปใช้ได้ทั้งองค์กรภายในและองค์กรภายนอก ทั้งในประเทศ
และระหว่างประเทศตัวอย่าง เช่น ใบกำกับสินค้า ( invoices ) , ใบขนของ ( Bill Of Lading ) , และใบสั่งซื้อสินค้า ( Purchase
Orders ) การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นี้จัดว่า เป็นส่วนหนึ่งของพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic
Commerce : E – Commerce ) ปัจจุบันเริ่มมีหลายบริษัทหลายองค์กรที่นำเอาระบบ EDI เข้าไปใช้ ตัวอย่างเช่น Customs Declaration ( กรมศุลกากร – การนำเข้าส่งออกสินค้า ) , Purchase
Order , Invoice ( ธุรกิจค้าปลีกค้าส่ง – การซื้อสินค้า , รายการสินค้า ) Payments ( ธนาคาร – การชำระเงินระหว่างองค์กร
) Manifest ,
Bill of Lading , Airway Bill ( ธุรกิจขนส่ง – การไหลเวียนของสินค้าระหว่างท่าเรือ และ รวบรวมระบบท่าเรือกับผู้ขนสินค้าในประเทศ
และระหว่างประเทศ ) Letter of
Credit ( ผู้นำเข้า – ส่งออก – กระบวนการนำเข้าส่งออก )
การสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถประหยัดงบประมาณ และเวลาได้มาก
เพราะเอกสารสำหรับการซื้อขายสามารถส่งผ่านระบบสารสนเทศ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
ตลอดจนสามารถส่งผ่านถึงการสื่อสารทางไกลผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ด้วย แม้เกี่ยวกับงานพิมพ์
ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลเข้าที่เครื่องคอมพิวเตอร์ต้นทาง โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งเอกสาร ระบบของ EDI นี้ เป็นกลยุทธ์ที่อำนวยประโยชน์ได้อย่างสูง
ช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้อย่างแน่นอน โดยการเข้ารหัส ( Lock in ) ของลูกค้าให้ถูกต้อง
และสามารถทำได้ง่าย ๆ สำหรับลูกค้า หรือผู้จำหน่าย
ในการที่จะส่งสินค้าจากผู้จำหน่ายสินค้า
ลักษณะการดำเนินงานของระบบ EDI
การดำเนินงานของระบบ EDI มีขั้นตอนซึ่งทำหน้าที่ในการประสานงานกั้นหลายอย่างที่สำคัญ
คือ
1. มี EDI Gateway ( Tradesiam )
ซึ่งมีหน้าที่เปรียบเสมือนกรมไปรษณีย์กลางอิเล็กทรอนิกส์ ตั้งประจำการเพื่อเป็นศูนย์กลางในการต่อเชื่อมระบบของการรับ – ส่ง และแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจกับหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในวัฏจักรการดำเนินงานธุรกิจทั้งภาครัฐบาลและภาคเอกชนจากต้นทาง ( ผู้ส่ง ) ไปยังปลายทาง ( ผู้รับ )
2. โดยมี VANS ซึ่งมีหน้าที่เปรียบเสมือนเป็นศูนย์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ตามเขตต่าง ๆ
ที่คอยให้บริการและดูแลระบบ EDI ตามขอบเขตและหน้าที่ของแต่ละ VANS ด้วยการดูแล และรับผิดชอบเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การรับส่ง
และแลกเปลี่ยนกันจนถึงปลายทางอย่างถูกต้อง รวมทั้งการได้รับความปลอดภัยทางด้านข้อมูลที่สามารถแสดงผลด้วยการลงบันทึกรายงานในแต่ละวัน
และทำงานตลอด 24 ชั่วโมง
3. เอกสารธุรกิจที่รับ – ส่ง โดยผ่านทางระบบ EDI นั้น
จะต้องผนึกด้วยซองอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นซองที่ได้รับมาตราฐานของการใช้รับ – ส่ง และแลเปลี่ยนเอกสารธุรกิจผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก หรือที่สากลให้การยอมรับในนามของ UN/ EDIFACT
องค์กรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับ EDI ในส่วนขององค์กรและหน่วยงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ EDI คือ
1.
End User ผู้ที่มีหน้าที่ในการรับ – ส่งเอกสารผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ( ผู้ประกอบการ )
2.
Value Added Networks ( VANS ) ผู้ที่มีหน้าที่ให้บริการทางด้านการรับ – ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ (
เปรียบเสมือนกับศูนย์ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ประจำเขตต่าง ๆ ที่ยินดีให้การบริการ )
3.
EDI Gateway เป็นศูนย์กลางในการคัดแยกเอกสาร
ทำหน้าที่ในการคัดแยก และนำส่งเอกสารผ่านไปยังจุดหมายปลายทาง รวมทั้งเป็นศูนย์กลางในการต่อเชื่อมระบบไปยังหน่วยงานต่าง
ๆ ที่เกี่ยวกับธุรกิจนำเข้า และส่งออก
อุปกรณ์สำหรับใช้บริการ EDI
1.
Hardware คือ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ โมเด็ม และระบบคู่สายโทรศัพท์
2.
EDI Software ซึ่งมีซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับใช้ป้อนข้อมูลประเภทต่าง
ๆ ของบริษัท หรือสำนักงานของผู้ใช้บริการ โดยมีบริษัท Software House เป็นผู้ให้บริการ
3.
Translation Software เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการแปลงหรือแปลงข้อมูลที่ได้มาจาก Application Software แล้วแปลงให้เป็นข้อมูลของ EDI โดยมีบริษัท Solution เป็นผู้ให้บริการ
4.
Communication Software ซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสาร เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการรับ – ส่งข้อมูล EDI ระหว่างผู้ใช้งานการสื่อสารแห่งประเทศไทย
เป็นผู้ให้บริการ Transport
Software
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น